هنگامی که موعد انتصاب یا ترفیع کارکنان فرا می رسد، مدتی طول می کشد تا پس از نامه نگاری و پیگیری ها پاسخ مثبت یا منفی برای حکم انتصابات کارکنان دریافت شود. امور برنامه ریزی شرکت ملی نفت ایران به منظور کاهش این مشکلات و سهولت کار مدیران و کارکنان، شرکت ملی نفت ایران اقدام به طرح زیرسیستمی در سیستم جامع نیروی انسانی کرده است که با استفاده از آن روند انجام انتصابات و ترفیعات شاغلان، با سرعت بیشتری صورت می پذیرد. 

در این باره با بهروز جواهری زاده، رئیس طرح و برنامه ریزی نیروی انسانی شرکت ملی نفت ایران، گفت و گو کرده ایم که در ادامه می خوانید:

لطفا روند انتصابات و ترفیعات کارکنان را تا قبل از طراحی سیستم نوین جامع نیروی انسانی را بیان بفرمایید.
طبق روال سابق سرپرستان و مدیران برای ایجاد انتصاب، شرایط احراز یا وضعیت پرسنلی کارکنان را بررسی می کنند و طبق آن تصمیم گرفته، درخواست را برای برنامه ریزی می فرستند، سپس این درخواست ها به وسیله واحد برنامه ریزی بررسی می شود و گاهی ممکن است سرپرست واحد با پاسخ منفی برنامه ریزی رو به رو شود.

علت این اختلاف نظر میان مدیران و کارشناسان برنامه ریزی چیست؟
این مسئله به دلیل تعدد متغیرها و تفسیر پذیری آنهاست. متغیرها مانند سطح تحصیلات، رتبه، شرایط احراز، تجارب، مسیرشغلی و ... که تعدادشان بسیار زیاد است و گاهی بین خود کارشناسان نیز اختلاف نظر به وجود می آید. متاسفانه این فرهنگ در سازمان جا نیفتاده که مدیران هنگام انتصاب کارکنان با برنامه ریزی مربوط مشورت کنند.

برای سهولت این روند چه اقدامی صورت گرفته است؟
در جهت رفع این مشکل به این فکر افتادیم امکاناتی فراهم کنیم که سرپرستان به راحتی از نظر برنامه ریزی مطلع شوند؛ به این منظور در سیستم جامع نیروی انسانی زیر سیستمی را طراحی کردیم که همه مدیران به آن دسترسی داشته باشند و اگر سمت پیشنهادی مشکلی نداشته باشد، به عنوان یک درخواست در کارتابل امور کارکنان قرار می گیرد تا مورد پردازش واقع شده و حکم صادر شود.

طراحی این سیستم چه قدر وقت گرفت؟
روند طراحی سیستم 3 سال به طول انجامید. برای ایجاد این سیستم باید الگوهایی طراحی می کردیم که در آن تمام انتصابات ممکن پیش بینی شده تا پاسخ هر درخواست انتصابی برای مدیر مربوط مشخص باشد. به این ترتیب ماهیت کار برنامه ریزی ها از یک حالت انفعالی به یک وضعیت فعال تبدیل می شود.

در صورتی که سمت برای شاغل مناسب نباشد، آیا فهرست سمت های مناسب در دسترس سرپرست قرار خواهد گرفت؟
این مسئله گام بعدی ما است، اما تا کنون روی زیربناها کار کرده ایم یعنی بررسی انتصابات را طراحی کردیم که خیلی برای ما مشکل ساز بوده است.

این سیستم برای کل صنعت نفت است یا تنها در شرکت ملی نفت ایران انجام می شود؟
خیر، این سیستم فقط برای شرکت ملی نفت ایران است، اما شرکت های دیگر نیز می توانند از این سیستم الگوبردای کنند. در این الگوبرداری هم باید توجه داشته باشند گروه بندی مشاغل، گروه بندی نیروی انسانی، مسیرهای شغلی و نیاز آموزشی مشاغل به روز رسانی شود و اگر هر یک از اینها دچار مشکل باشد، سرپرست پاسخ لازم را دریافت نمی کند.

با توجه به این که هم اکنون شاهد مغایرت تحصیلات کارکنان با برخی از سمت ها هستیم، پس از این آموزش و تحصیلات تا چه میزان در انتصابات موثر خواهد بود؟
توجه داشته باشید که تحصیلات و تجارب با هم در تعامل هستند. افراد تازه استخدام حتما مدرک تحصیلی شان با سمت پیشنهادی مرتبط است که رعایت نکردن این مسئله بر خلاف ضوابط است.
اما به مرور زمان فرد تجربه کسب می کند، وزن تجربه بالا می رود و به جایی می رسد که تحصیلات در مقابل آن کم رنگ می شود اما در مقابل، یک سری از سمت ها هستند  که فرد اگر 30 سال سابقه هم داشته باشد، کفایت نمی کند و حتما باید مدرک مرتبط با آن سمت را داشته باشد.

مشاغل را به سه دسته تقسیم کرده ایم: مشاغل مدیریتی، مشاغل کارشناسی و مشاغل مهارتی.
در مشاغل مهارتی تحصیل و تجربه جایگزین هم می شوند، اما در مشاغل کارشناسی حتما به مدرک دانشگاهی نیاز است یعنی نمی شود یک نفر بدون مدرک دانشگاهی وارد سمت کارشناسی شود حتی اگر سابقه کار زیادی هم داشته باشد.

این مسئله تاکنون نیز رعایت می شده است؟
در شرکت ملی نفت ایران تا جایی که توانستیم این مسئله را رعایت کردیم، ولی در صورت مشاهده چنین مواردی باید به سراغ برنامه ریزی آن مدیریت رفت که اگر دقت کنید متوجه خواهید شد که اعمال نفوذی صورت گرفته است که نگذاشته برنامه ریزی کار خود را به درستی انجام دهد.

سیستم طراحی شده در رفع چنین اعمال نفوذهایی موثر است؟
این سیستم برای حذف چنین اعمال سلایقی طراحی شده است. در این سیستم برنامه ریزی شرکت ملی نفت ایران با تمام برنامه ریزی های شرکت های تابعه کاملا هماهنگ است.

ظاهرا برخی انتصابات نیازمند گرفتن مجوز است، این مجوزها توسط چه کسانی صادر می شوند؟
گاهی یک انتصاب به دلیل کمبود نیرو یا شرایطی خاص، اجتناب ناپذیر است و نیروی مورد نظر نیز شرایط احراز سمت را ندارد؛ به همین دلیل امکانی در سیستم گذاشته ایم که در شرایط ویژه سرپرست توجیه های لازم را برای مدیر امور اداری شرکت ملی نفت ایران ارائه دهد تا برای جلوگیری از مشکلات عملیاتی، مجوز لازم را دریافت کند. بسته به شرایط، این مجوز را مدیر امور اداری یا معاونان وزیر و در برخی موارد خود وزیر صادر می کنند.

از کمبود نیرو صحبت کردید، منظورتان کمبود نیروی آموزش دیده برای سمت هاست؟
بله، در اینجا نکته مهمی وجود دارد، این که مدیران اگر بخواهند در مورد نیروی انسانی به روز باشند با مشکلات عدیده ای رو به رو خواهیم بود. مدیری که امروز یک نیروی جدید می خواهد حداقل باید 2 سال صبر کرده باشد تا یک نیروی آموزش دیده در اختیار او قرار بگیرد؛ بنابراین مدیران همیشه باید به فکر آینده باشند و پیش بینی نیروهای مورد نیاز خود را داشته باشند. اگر نیروی تازه وارد آموزش ندیده را روی سمت بگذارند، قطعا فرد کار را در مدت زمان طولانی تر و با هزینه بیشتری انجام خواهد داد و در صورت چنین وضعیتی دیگر فرصتی برای سایر آموزش های حین خدمت او باقی نخواهد ماند و زیربنای توسعه فرد از بین خواهد رفت.
در پایان نیز باید توجه داشته باشیم که اتفاق مهمی در حال وقوع است و آن تغییر نگرش در نگاه برنامه ریزی منابع انسانی است که در این روند به همکاری همه کارکنان و مدیران نیاز داریم.